Protokolo estas dokumentoj, kiuj permesas oficiale registri la eventojn. Protokolo estas uzataj por dokumenti la eventon kiel ĝi okazis, referenci ĝin kiam necese, kunhavigi informojn en oficiala kaj ĝusta maniero, kaj por jura protekto. Oficiala anonco de la okazaĵo estas provizita per minutoj.

Kio estas Minuto?

Konservi minutojn estas la procezo de oficiale registri la enhavon de evento, renkontiĝo, transakcia procezo aŭ konversacio ekzakte kiel ĝi estas. Protokolo estas konservitaj por provizi protekton en juraj procezoj, oficiale dokumenti la okazaĵon, referenci ĝin kiel oficialan dokumenton en juraj procezoj, kaj precize transdoni la situacion.

Protokolo preparitaj de oficialaj institucioj povas esti subskribitaj de la polico, notario, tribunalo, kompanioj, registaraj oficejoj aŭ oficialaj institucioj.

Kiel Konservi Minutojn?

Ĉar protokoloj estas oficialaj dokumentoj, estas iuj reguloj, kiujn oni devas sekvi kiam ili preparas. Proceduroj de minuto konservado povas havi ŝanĝojn kaj malsamajn detalojn koncerne la naturon kaj lokon de la evento por esti registrita. Vi povas apliki la jenajn kondiĉojn kiel ekzemplon pri kiel konservi minutojn:

Antaŭ ol komenci la enhavon de la protokolo, vi devas skribi la titolon laŭ la reguloj. Se ne ekzistas speciala situacio por la okazaĵo, kiu estas la temo de la raporto, la titolo estu skribita meze de la paĝo kaj majuskle kiel 'MINUTOJ'.
Post deklaro de la naturo de la okazaĵo priskribita en la raporto, detalaj informoj pri la okazaĵo devus esti donitaj. Krom detalaj informoj pri la okazaĵo, kiel la okazaĵinformoj estis akiritaj ankaŭ devus esti inkluditaj en la raporto.
Kune kun kio la okazaĵo okazis, kie la okazaĵo okazis kaj informoj kiel dato kaj horo ankaŭ devus esti klare deklaritaj.
Se estas pruvoj, kiuj povas esti konsiderataj kiel pruvoj pri la evento menciita en la raporto, ĉi tiuj ankaŭ devus esti aldonitaj al la raporto. Informoj pri kiel la indico estis akirita ankaŭ devus esti inkluditaj en la raporto.
Se la minutoj okupas pli ol unu paĝon, la malantaŭo de la paĝoj estu malplena kaj novaj paĝoj estu numeritaj.
Malsekaj subskriboj de la homoj, kies informoj estas inkluzivitaj en la protokolo, ankaŭ estas postulataj. Protokolo sen subskriboj ne validas.

Aferoj Konsiderindaj Dum Preparado de la Protokolo

Ĉar protokoloj estas oficialaj dokumentoj, certaj ŝablonoj kaj reguloj devas esti sekvitaj kiam oni preparas protokolojn. Gravaj punktoj en preparado de minutoj estas jenaj:

Ĝi estu preta sur paperoj A4 aŭ A5.
La titolo de la protokolo estu skribita majuskle meze de la paĝo.
La dato kaj horo de la okazaĵo, detaloj pri kiel la okazaĵo okazis kaj kiel la okazaĵo estis lernita devus esti inkluditaj en detalo.
Indico pri la okazaĵo ankaŭ devas esti inkludita en la raporto.
La identecinformoj de la personoj nomitaj en la protokolo ankaŭ devas esti inkluditaj.
Ĉe la fino de la protokolo, la dato kaj horo la protokolo estis konservitaj kaj la subskriboj de la menciitaj personoj estu enmetitaj por ke la fino estu klara.

Kio estas la uzo de minutoj?

Protokolo estas konservitaj ĉar ili estas oficialaj dokumentoj en kazoj kie la okazaĵo devas esti raportita. Protokolo servas kiel jura kaj jura protekto por la okazintaj eventoj, kiel referenco por la administraj situacioj de la entrepreno kaj dungitoj-dungantoj. Por ke la protokoloj estu prezentitaj kiel oficialaj dokumentoj kaj por esti utilaj por la okazaĵo, ili devas esti preparitaj kun reala informo kaj zorgo. Protokolo povas esti uzataj kiel oficialaj dokumentoj por malsamaj eventoj kaj celoj. Ni povas listigi la avantaĝojn de konservi minutojn jene:

Ili provizas juran protekton uzante la protokolojn konservitajn de la tribunalo, notario, oficialaj oficejoj aŭ publikaj institucioj kiel pruvon en juraj procezoj.
En kazoj kie sankcioj aŭ krimaj procedoj estas postulataj, la minutoj estas prezentitaj en la tribunaloj kiel oficialaj dokumentoj pri la procezo de la okazaĵo.
En komercaj institucioj, protokoloj povas esti konservitaj por konservi detalojn pri la enhavo de renkontiĝoj kaj diskutoj. Ĉi tiuj minutoj povas esti uzataj en estontaj decidoj.
Protokolo konservitaj en laborejoj povas esti konservitaj por protekti la dunganton kaj dungiton en laŭleĝaj procezoj koncerne laborejajn okazaĵojn.

Kiel Konservi Minutojn Laŭ Ilia Situacio?

En kazoj kie la okazaĵo devas esti registrita, minutoj povas esti konservitaj, kvankam en malsamaj lokoj. Protokolo povas esti konservitaj por komerca vivo, edukado kaj sanstato, kaj juraj aŭ krimaj procedoj. En kazo de problemaj situacioj en hospitalaj ekzamenoj kaj traktadoj, raporto povas esti konservita pri sano-stato, raporto pri punoj kiel ekzemple disciplino en eduka vivo, raporto pri ajna problemo en militaj areoj aŭ akcidento en la laborejo.

Kiel Konservi Raporton pri Trafika Akcidento?

Raporto pri trafika akcidento kun materiala damaĝo povas esti preparita laŭ la sekvaj reguloj:

La raporto devas esti plenigita en du kopioj nur de la personoj implikitaj en la akcidento. Se vi estas implikita en akcidento, estas devige plenigi la raporton eĉ se vi ne havas licencon.
Kvankam la formularo plenigita por la protokolo estas fotokopio, la malsekaj subskriboj de la partioj devas ĉeesti en la protokolo.
La informoj en la formularo devas esti plenigitaj nekomplete kaj la kaŭzo de la akcidento devas esti deklarita klare.
Ĉar la raporto estos malvalida se la kompanio kaj politiko ne povas esti identigitaj, la asekurkompanioj kaj trafikpolitikaj nombroj de la partioj devas esti deklaritaj tute kaj precize.
La raporto devas esti sendita al la asekura kompanio ene de kvin labortagoj.

Kiel Konservi Militajn Raportojn?

En militaj kampoj, la minutoj kutime havas fiksan ŝablonon. Ekzemple, se la raporto rilatas al disciplina okazaĵo, titolo estas skribita kiel "INDISCIPLINA DETEKTA RAPORTO" en la supra meza parto de la raportpaĝo. Post deklarado de la dato, preciza horo kaj preciza loko de la okazaĵo, informoj pri la okazaĵo kaj la nomoj menciitaj en la okazaĵo estas inkluditaj en la raporto. Post kiam la dato en kiu la protokolo estis konservita estas deklarita ĉe la fino, la protokolo estas finpretigita kun la malsekaj subskriboj de la personoj menciitaj en la protokolo kaj la persono konservanta la protokolojn.

Kiel Konservi Studentajn Raportojn?

Kiel en aliaj minutoj, post kiam la raporttitolo estas skribita majuskle, la eventodato, horo, eventodetaloj kaj nomoj menciitaj en la evento estas inkluzivitaj. Post kiam la dato de la protokolo estas aldonita al la fino, la protokolo estas finpretigitaj kun la malsekaj subskriboj de la studento, instruisto, helpdirektoro kaj rektoro.